1. Rekisterinpitäjän nimi ja yhteystiedot

 Espoon Verkkopalloseura ry

Y-tunnus 0973331-5

Osoite Martinkallio4, 02300 Espoo

puh. 09-8091905

Toimiston sähköposti: toimisto@evs.fi

Yhteyshenkilö: Lena Pohjalainen, sähköposti: lena.pohjalainen@evs.fi

2. Rekisteröidyt

Jäsenrekisterissämme käsitellään Evs:n jäsenien henkilötietoja. Asiakasrekisterissä käsittelemme asiakkaidemme tietoja (muu henkilö kuin jäsen).

 

3. Henkilötietojen käsittelyn peruste

Rekisterimme käyttötarkoitus on rekisteröityjen tietojen ajantasainen hallinta jäsenyyden sekä asiakkuuden aikana, sen ylläpito ja myös päättyneiden jäsenyyksien ja asiakkuuksien dokumentaation hallinta henkilötietojärjestelmässä. Henkilötietojen käsittely perustuu Evs:n lainsäädännölliseen velvoitteeseen ylläpitää jäsenrekisteriä jäsenten osalta.

 

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus

a. Jäsenrekisteri

Henkilötietojen käsittelyperusteena on henkilön jäsenyys seurassa. Tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• seuran ja jäsenen välisen jäsensuhteen ylläpito
• seuran toimintaan osallistuminen (valmennus, iltapäiväkerhotoiminta, kilpailut ja tapahtumat)
• kansallinen ja kansainvälinen kilpailutoiminta (ilmoittautumiset, tulokset, seurasiirrot)
• sähköinen ja muu jäsenviestintä (Creamailer ja Tennisclub)
• seuran toiminnan analysointi ja tilastointi
• seuran toiminnan kehittäminen ja laadun valvonta

b. Asiakasrekisteri

Henkilötietojen käsittelyperusteena on henkilön sopimussuhde seuraan (esim. valmennustoiminta, iltapäiväkerholaiset, liikuntaleikkikoululaiset, ryhmäliikunta, irto- sekä vakiovuorojen haltijat).  Tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• seuran toimintaan osallistuminen
• sähköinen ja muu asiakasviestintä
• seuran toiminnan analysointi ja tilastointi
• seuran toiminnan kehittäminen ja laadun valvonta

 

c. Uutiskirjerekisteri

Uutiskirjerekisterissä (Creamailer) käsitellään seuraavia tietoja:

• henkilön nimi ja sähköposti

Henkilötietojen käsittelyperusteena on henkilön tilaama uutiskirje (suostumus) ja tilauksen voi peruuttaa koska tahansa. Tietoja käsitellään seuraaviin tarkoituksiin:

• sähköisen uutiskirjeen lähettäminen

 

5. Käsiteltävät henkilötiedot

 a) Jäsenrekisteri

Jäsenrekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:

• nimi, sukupuoli, syntymäaika, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• alaikäisiltä huoltajan tiedot (nimi ja yhteystiedot)
• TennisClubin käyttäjätiedot (käyttäjätunnus ja salasana, kirjautumistiedot)
• luvat ja suostumukset (esim. uutiskirje, kuvauslupa)
• jäsenyyssuhdetta koskevat tiedot (jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä, jäsenyyden tyyppi)
• kilpailutoimintaan liittyvät tiedot (ilmoittautumiset, tulokset, seurasiirrot)
• seuran toimintaan liittyvät tiedot (osallistumiset valmennukseen, kilpailuihin ja tapahtumiin)
• muut jäsenen suostumuksella kerätyt tiedot (esim. kuvat)

 

b) Asiakasrekisteri

Asiakasrekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:

• nimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero
• luvat ja suostumukset (esim. uutiskirje, kuvauslupa)
• seuran toimintaan liittyvät tiedot
• muut asiakkaan suostumuksella kerätyt tiedot (esim. kuvat)

 

c) Uutiskirjerekisteri

Uutiskirjerekisterissä käsitellään seuraavia tietoja:

• henkilön nimi ja sähköposti

6. Säännönmukaiset tietolähteet

Rekistereissä olevat tiedot kerätään seuraavista lähteistä:

• henkilöltä itseltään ilmoittautumislomakkeella, puhelimitse tai muulla vastaavalla tavalla
• henkilön huoltajalta
• henkilön käyttämien seuran tarjoamien palveluiden perusteella

 

7. Henkilötietojen säännönmukaiset luovutukset ja siirrot

Seuran jäsenten tiedot (nimi, syntymäaika, sähköposti ja jäsenyystieto) luovutetaan Suomen Tennisliiton pelaajarekisteriin. Tämä antaa jäsenelle mahdollisuuden hankkia kilpailemiseen oikeuttava kilpailulisenssi. Lisäksi Tennisliitto voi lähettää pelaajalle Tennisliiton sähköisiä uutiskirjeitä. Tietoa Tennisliiton pelaajarekisteristä löytyy osoitteesta www.tennis.fi/pelaajarekisteri. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojen luovuttaminen. Kiellon voi tehdä ottamalla yhteyttä kohdassa 1 mainittuun yhteyshenkilöön.

Seuran kirjanpidosta vastaa Cintoia Oy. Luovutamme heille laskutukseen ja kirjanpitoon liittyviä tietoja.

Jos henkilö on antanut suostumuksen, luovutamme hänen sähköpostiosoitteensa jäsenviestintää varten Creamailerille.

8. Tietojen siirto kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille

Tietoja ei luovuteta kolmansiin maihin tai kansainvälisille järjestöille.

 

9. Henkilötietojen säilytysaik

Säilytämme jäsentemme tietoja niin kauan, kun henkilöllä on voimassa oleva jäsenyys seuraan. Poistamme henkilöiden tiedot, joiden jäsenyys seurassa on päättynyt, aina kalenterivuoden lopulla, ellei tietojen säilyttämiselle ole muuta laillista perustetta.

Säilytämme asiakkaidemme tietoja niin kauan, kun heillä on voimassa oleva asiakassuhde seuraan. Poistamme kauden päättyessä niiden henkilöiden tiedot, joiden asiakkuus seurassa on päättynyt, ellei tietojen säilyttämiselle ole muuta laillista perustetta.

Säilytämme uutiskirjerekisterissä olevien tietoja niin kauan, kunnes henkilö peruuttaa uutiskirjeen tilauksen tai koko uutiskirjepalvelu lopetetaan. Poistamme kuukauden kuluessa niiden henkilöiden tiedot, joiden uutiskirjetilaus on päättynyt, ellei tietojen säilyttämiselle ole muuta laillista perustetta.

Edellä mainituista määräajoista poiketaan, jos tietojen säilyttämiselle on jokin lakisääteinen velvollisuus (esim. työlainsäädäntöön, kirjanpitolakiin tai verotukseen liittyvä määräaika).

 

10. Rekisteröidyn oikeudet:

• Rekisteröidyllä on oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti saada tieto henkilötietojensa käsittelystä.
• Oikeus vaatia epätarkan ja virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
• vaatia henkilötietojensa poistamista
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista.

Rekisteröidyn tulee esittää edellä mainitun oikeuden toteuttamista koskeva pyyntö tämän tietosuojaselosteen Yhteydenotot-kohdan mukaisesti. Evs voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään a varmentamaan rekisteröidyn henkilöllisyyden ennen pyynnön käsittelemistä. Evs voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

 

11.Kuvaus teknisistä ja organisatorisista turvatoimista

Henkilötiedot säilytetään ainoastaan sähköisessä muodossa palvelimella, joka on suojattu palomuurilla ja johon on rajattu pääsy vain sellaisilla henkilöillä, jotka tarvitsevat kyseisiä tietoja työtehtäviensä hoitamiseksi. Työntekijä, joilla on pääsy tietoihin, on ohjeistettu käsittelemään tietoja lainmukaisesti.

Esimies valvoo henkilötietojen käsittelyä.

 

12. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Tämä ilmoitus on viimeksi päivitetty (21.9.2020)